Combien de temps faut-il conserver le dossier médical d'un patient esthétique ?

Existe-t-il une durée légale pour un cabinet libéral ?

Non, et c'est une surprise pour beaucoup de praticiens. Le code de la santé publique fixe une durée de conservation de vingt ans pour les dossiers détenus par les établissements de santé, à compter du dernier passage du patient. Aucune disposition équivalente n'a jamais été édictée pour le médecin ou le professionnel exerçant en cabinet de ville.

Le vide n'a pourtant rien de confortable, car deux autres corps de règles prennent le relais. D'un côté, l'article R4127-45 du code de la santé publique impose au médecin de tenir pour chaque patient une fiche d'observation et de la conserver sous sa responsabilité, sans borne de temps. De l'autre, le règlement général sur la protection des données interdit de garder des données au-delà de ce qui est nécessaire, ce qui rend illicite une conservation indéfinie « au cas où ».

C'est la Commission nationale de l'informatique et des libertés qui a tranché en pratique. Son référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre pour la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux retient vingt ans à compter de la date de la dernière prise en charge, articulés en deux temps : cinq ans en base active à compter de la dernière intervention sur le dossier, puis quinze ans en archivage intermédiaire sur un support distinct, dans des conditions de sécurité équivalentes et avec un accès restreint.

Pourquoi vingt ans et pas dix ?

Parce que la durée de conservation doit couvrir le risque contentieux. Les actions en responsabilité engagées à raison de dommages causés par des actes de prévention, de diagnostic ou de soins se prescrivent par dix ans à compter de la consolidation du dommage — et non à compter de l'acte. Un effet indésirable tardif d'un produit de comblement, découvert plusieurs années après l'injection, peut donc ouvrir une action bien après la séance. Conserver vingt ans laisse une marge réaliste.

Pour un mineur, la logique s'ajuste : la prescription ne court pas contre lui pendant la minorité, ce qui justifie de compter la durée à partir de sa majorité plutôt qu'à partir de la dernière consultation.

Quelles durées pour les autres pièces du cabinet ?

Les durées de la colonne centrale sont des durées de conservation, pas des durées d'accès. Une donnée archivée doit devenir inaccessible à l'équipe au quotidien et n'être ressortie que sur besoin justifié — c'est cette séparation que la CNIL contrôle en priorité.

Ce que cela implique pour vos documents

Écrivez votre politique de conservation, ne la déduisez pas. Un tableau d'une page, annexé à votre registre des traitements, indiquant pour chaque catégorie de données la durée retenue, le point de départ et le sort en fin de vie, suffit à démontrer votre raisonnement. C'est ce document que la CNIL demande en premier, avant même de regarder vos fichiers.

Prévoyez ensuite le geste concret : une purge annuelle datée, une procédure de destruction sécurisée du papier et un effacement vérifié chez votre éditeur de logiciel et chez votre hébergeur. Si vos dossiers sont hébergés par un prestataire, vérifiez qu'il est certifié pour l'hébergement de données de santé et que le contrat prévoit la restitution puis la suppression des données en fin de relation. Enfin, ne confondez pas conservation et droit d'accès : pendant toute cette période, le patient peut demander communication de son dossier au titre de l'article L1111-7.

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