Wie lange muss man Patientenakten aufbewahren?

Was ist die gesetzliche Grundfrist?

Zehn Jahre. § 630f Abs. 3 BGB verpflichtet die Behandelnde, die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Fristen gelten. Die Berufsordnungen der Landesärztekammern enthalten eine gleichlautende Regelung mit demselben ausdrücklichen Vorbehalt zugunsten längerer Fristen.

Entscheidend ist der Fristbeginn: „nach Abschluss der Behandlung", nicht nach dem einzelnen Termin. Bei einer Patientin, die über Jahre in Serien behandelt wird, beginnt die Frist erst mit dem letzten Behandlungskontakt für den jeweiligen Behandlungsvorgang. Wer die Akte nach zehn Jahren ab dem ersten Termin vernichtet, löscht möglicherweise noch laufende Fristen.

Welche Fristen laufen daneben?

In einer Ästhetikpraxis überlagern sich mehrere Regelwerke. Sie laufen unabhängig voneinander, und maßgeblich ist stets die längste.

Die Aufbewahrung nach der NiSV betrifft eine eigene Dokumentenklasse und ersetzt die Patientenakte nicht. Wer Laser oder IPL anwendet, führt faktisch zwei parallele Nachweisstränge.

Warum sind zehn Jahre oft zu kurz?

Wegen der Verjährung. Schadensersatzansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Geschädigte von Schaden und Schädiger erfahren hat. Für Ansprüche wegen der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit gilt jedoch eine kenntnisunabhängige Höchstfrist von 30 Jahren ab der schädigenden Handlung (§ 199 Abs. 2 BGB).

Praktisch heißt das: Eine Patientin kann elf Jahre nach einer Fillerbehandlung ein spät aufgetretenes Granulom geltend machen. Ist die Akte dann bereits vernichtet, greift § 630h Abs. 3 BGB gegen die Praxis – was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht geschehen. Sie verlieren also nicht nur die Unterlagen, sondern den Prozess.

Der Datenschutz steht dem nicht zwingend entgegen. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO verlangt Löschung, wenn der Zweck entfällt – die Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche ist aber ein anerkannter Zweck nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Wer über zehn Jahre hinaus aufbewahrt, sollte diese Entscheidung in einem Löschkonzept begründen, statt sie einfach zu unterlassen. Nach Fristablauf ist datenschutzgerecht zu vernichten; ein Aktenschrank mit „alten Akten" ohne Konzept ist selbst ein DSGVO-Verstoß.

Wie ist die Lage in Österreich und der Schweiz?

In Österreich schreibt das Ärztegesetz eine Aufbewahrung ärztlicher Dokumentation von mindestens zehn Jahren vor, für Krankenanstalten gelten nach dem KAKuG in der Regel 30 Jahre. In der Schweiz ergibt sich die Frist aus dem kantonalen Gesundheitsrecht; verbreitet sind zehn Jahre, mehrere Kantone sehen 20 Jahre vor. Wer über die Grenze hinweg behandelt, richtet sich nach dem Recht des Behandlungsorts.

Was das für Ihre Unterlagen bedeutet

Legen Sie ein schriftliches Aufbewahrungs- und Löschkonzept an, das je Dokumentenart Frist, Fristbeginn und Löschverfahren benennt: Patientenakte, NiSV-Beratungsprotokoll, NiSV-Gerätedokumentation, Fotodokumentation, Einwilligung in die Bildnutzung und kaufmännische Belege. Definieren Sie den Fristbeginn als letzten Behandlungskontakt, nicht als Kalenderjahr des Erstkontakts.

Und prüfen Sie Ihre Praxissoftware auf zwei Punkte: Erlaubt sie Änderungen nur so, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt, wie es § 630f Abs. 1 BGB verlangt? Und exportiert sie die Akte vollständig, wenn Sie die Software wechseln? Ein Systemwechsel, bei dem Altdaten verlorengehen, verletzt die Aufbewahrungspflicht genauso wie ein vorzeitig geleerter Aktenschrank.

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