A resposta curta
O prazo mínimo é de 20 anos contados do último registro do paciente, conforme a Lei 13.787/2018, tanto para prontuário em papel quanto digitalizado. Findo o prazo, o prontuário pode ser eliminado com resguardo do sigilo ou devolvido ao paciente. Prazos maiores podem ser exigidos em regulamento e por finalidade de pesquisa, e a LGPD limita o uso durante toda a guarda.
De onde vem o prazo de 20 anos?
A referência atual é a Lei 13.787/2018, que trata da digitalização e da utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Ela estabelece a guarda pelo prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, e prevê que, decorrido esse prazo, os prontuários em papel e os digitalizados possam ser eliminados, com processo que resguarde a intimidade do paciente e o sigilo das informações, ou alternativamente devolvidos ao paciente.
Antes dessa lei, a referência era a Resolução CFM 1.821/2007, que aprovou as normas técnicas sobre digitalização e uso de sistemas informatizados, fixando 20 anos para o prontuário em papel não digitalizado e guarda permanente para o arquivado eletronicamente. A lei posterior uniformizou o piso em 20 anos e passou a permitir a eliminação também do acervo digitalizado. Ainda assim, a Resolução CFM 1.821/2007 permanece relevante porque é ela que define os requisitos técnicos para que a digitalização substitua o papel com o mesmo valor probatório.
Atenção a um detalhe que quase todo mundo erra: o prazo conta do último registro, não da primeira consulta. Cada retorno, cada sessão, cada anotação de evolução reinicia a contagem para todo o prontuário daquele paciente.
O prazo de guarda tem relação com o prazo para ser processado?
São coisas diferentes, e é por isso que 20 anos parece exagerado até deixar de parecer. Os prazos de responsabilização são mais curtos, mas o prontuário é a prova que você usa dentro deles.
| Prazo | O que é | Contagem |
|---|---|---|
| 20 anos | Guarda mínima do prontuário, Lei 13.787/2018 | Do último registro |
| 5 anos | Pretensão de reparação por fato do serviço, Código de Defesa do Consumidor | Do conhecimento do dano e da autoria |
| 3 anos | Pretensão de reparação civil, Código Civil | Da violação do direito |
| Sem prazo fixo | Processo ético-disciplinar no conselho profissional | Regras próprias de cada conselho |
Para paciente menor de idade há um cuidado extra: prazos prescricionais não correm contra o absolutamente incapaz e ficam suspensos, o que empurra o horizonte de eventual questionamento para muito depois da maioridade. Na prática, prontuários de pacientes menores merecem tratamento de arquivo permanente até que a contagem esteja claramente encerrada.
E a LGPD, não manda apagar dados?
A LGPD manda eliminar os dados após o término do tratamento, mas o artigo 16 preserva a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Guardar prontuário por 20 anos é exatamente isso: obrigação legal. O pedido de exclusão feito por um paciente não derruba o dever de guarda, e a resposta correta é informar a base legal da retenção, não simplesmente recusar.
O que a LGPD altera é o uso durante o período. Prontuário guardado por obrigação legal não vira mailing. O artigo 11 da lei veda a comunicação ou o uso compartilhado de dados sensíveis de saúde com o objetivo de obter vantagem econômica, com ressalvas restritas ligadas à prestação de serviços de saúde em benefício do titular. Arquivo morto usado para campanha de reativação é uso incompatível com a finalidade que justificou a retenção.
O que isso significa para a sua documentação
Defina por escrito uma política de retenção e descarte que informe: o prazo de 20 anos contado do último registro; o critério de contagem; quem autoriza a eliminação; o método de destruição que garante sigilo, com fragmentação para papel e apagamento seguro para mídia; e o registro da eliminação, com data, responsável e identificação genérica do lote descartado, sem reproduzir o conteúdo eliminado.
Inclua no acervo tudo o que compõe o prontuário, e não apenas a ficha: termos de consentimento, anamnese, evolução de cada sessão, prescrições, registros de produto com lote e validade, fotografias clínicas, exames e comunicações relevantes com o paciente. Se a clínica encerrar as atividades, o dever de guarda não desaparece — planeje a custódia antes de fechar a porta.
Perguntas relacionadas
Esta resposta é informativa e não constitui aconselhamento jurídico ou médico. As exigências variam por conselho profissional e mudam com o tempo: confirme com os seus próprios consultores jurídicos e clínicos antes de aplicar.